Kebijakan Privasi

1. Kedudukan para pihak

Perusahaan pelanggan yang menggunakan Absenova berkedudukan sebagai pengendali data pribadi atas data karyawannya. PT Absenova Teknologi Nusantara selaku penyedia Absenova berkedudukan sebagai prosesor data pribadi yang memproses data tersebut atas perintah dan untuk kepentingan perusahaan pelanggan, sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

2. Data yang kami proses

Sistem memproses kelompok data berikut:

• Data akun panel: nama, alamat surel, kata sandi dalam bentuk acak satu arah, dan peran pengguna.
• Data perusahaan: nama, identitas usaha, alamat, zona waktu, dan logo yang diunggah.
• Data karyawan: nama, nomor induk karyawan, jabatan, departemen, status kepegawaian, dan atasan langsung.
• Data presensi: titik koordinat, tingkat akurasi lokasi, foto selfie, penanda perangkat, waktu perangkat, dan waktu server.
• Data pengajuan: cuti, izin, koreksi presensi, dinas luar, beserta lampiran yang diunggah.
• Data teknis: catatan aktivitas di panel dan log sistem yang diperlukan untuk keamanan.

3. Dasar pemrosesan

Pemrosesan dilakukan atas dasar pelaksanaan hubungan kerja antara perusahaan dan karyawannya, pemenuhan kewajiban hukum di bidang ketenagakerjaan, serta persetujuan karyawan untuk data lokasi dan foto wajah. Persetujuan tersebut direkam di dalam sistem beserta waktunya.

4. Tujuan pemrosesan

• Mencatat dan memvalidasi kehadiran karyawan.
• Menyusun rekap kehadiran, keterlambatan, dan ketidakhadiran untuk keperluan administrasi perusahaan.
• Memproses pengajuan cuti, koreksi presensi, dan dinas luar beserta persetujuannya.
• Menjaga keamanan sistem, termasuk menandai indikasi manipulasi presensi.
• Menerbitkan tagihan langganan kepada perusahaan pelanggan.

5. Lokasi dan foto

Titik lokasi direkam hanya pada saat karyawan menekan tombol presensi atau mengirimkan pengajuan yang membutuhkan lokasi. Absenova tidak memantau pergerakan karyawan secara terus-menerus. Foto presensi diambil dari kamera depan, disimpan pada penyimpanan privat, dan hanya dapat dibuka melalui tautan bertenggat waktu oleh pengguna panel yang berwenang. Perusahaan dapat menonaktifkan kewajiban selfie.

6. Penyimpanan dan retensi

Foto presensi disimpan selama jangka waktu yang ditetapkan perusahaan dan dibatasi paket langganan, lalu dihapus secara terjadwal. Data kehadiran dan pengajuan disimpan selama perusahaan masih menjadi pelanggan, karena menjadi dasar bukti administrasi ketenagakerjaan. Berakhirnya langganan tidak menghapus data secara otomatis.

7. Pembagian data

Kami tidak menjual, menyewakan, atau membagikan data pribadi untuk keperluan pemasaran pihak mana pun. Data hanya dapat diakses oleh pengguna panel milik perusahaan yang bersangkutan, serta oleh personel kami yang berwenang dalam rangka dukungan teknis dan pemeliharaan. Penyedia infrastruktur tempat sistem berjalan memproses data semata-mata sebagai bagian dari layanan penyimpanan dan komputasi.

8. Pemisahan data antar perusahaan

Setiap data terikat pada satu perusahaan dan disaring pada lapisan basis data. Pengguna panel satu perusahaan tidak dapat membuka data perusahaan lain, termasuk berkas media yang disimpan pada jalur terpisah untuk tiap perusahaan.

9. Hak subjek data

Karyawan berhak mengetahui data apa yang diproses, meminta perbaikan data yang keliru, meminta penghapusan data tertentu, serta menarik persetujuan atas pemrosesan lokasi dan foto. Permintaan tersebut diajukan melalui perusahaan tempat karyawan bekerja selaku pengendali data. Kami membantu perusahaan memenuhi permintaan itu melalui kemampuan ekspor dan penghapusan data di dalam sistem.

10. Cookie

Situs dan panel Absenova memakai cookie yang bersifat fungsional, yaitu untuk menjaga sesi masuk dan melindungi formulir dari pemalsuan permintaan. Kami tidak memasang cookie pelacak untuk periklanan.

11. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui mengikuti perkembangan fitur dan ketentuan hukum. Perubahan yang bersifat material akan diberitahukan kepada perusahaan pelanggan melalui surel atau pemberitahuan di dalam panel.

12. Hubungi kami

Pertanyaan mengenai kebijakan ini dapat dikirim ke halo@absenova.id.